Havenbedrijf Rotterdam

Het Havenbedrijf Rotterdam N.V., met ruim 1.300 medewerkers, heeft als doel de Rotterdamse haven te versterken. In aanloop op de geplande privatisering werd het project "Resultaatgericht sturen" gestart. Als ondersteunende tool koos het Havenbedrijf voor Bizzscore. In een jaar tijd werden binnen Bizzscore Web Edition 50 scorecards binnen een consolidatiestructuur gerealiseerd. Niet alleen de beheersinspanningen namen hiermee sterk af, maar is er ook een hogere mate van flexibiliteit geïntroduceerd. Bovendien kunnen reeds eerder geformuleerde prestatie-indicatoren tegen het licht worden gehouden om hun strategische relevantie te beoordelen.

De organisatie
De Rotterdamse haven, circa 10500 hectare groot, is van grote betekenis voor de nationale en regionale economie. De haven is een knooppunt in de internationale goederenstromen en een vestigingsplaats voor industrie en logistieke dienstverlening.

Het Havenbedrijf Rotterdam N.V., met ruim 1.300 medewerkers, heeft als doel de Rotterdamse haven te versterken. Als beheerder van de haven verhuurt het Havenbedrijf terreinen aan ondernemers. Jaarlijks bezoeken zo'n 35.000 zeeschepen en 130.000 binnenvaartschepen de haven van Rotterdam. Het Havenbedrijf Rotterdam is verantwoordelijk voor het efficiënt, veilig en betrouwbaar afhandelen van al die scheepvaart. Zonder echter ook maar op enige manier afbreuk te doen aan de veiligheid en het milieu.

De aanleiding
In aanloop op de geplande privatisering eind werd het project "Resultaatgericht sturen" gestart. De financiële afdeling van het Havenbedrijf kreeg een trekkersrol toebedeeld. Met steun van consultants van IBM, toen nog PricewaterhouseCoopers, werden prestatieindicatoren voor de divisies en onderdelen vastgesteld. Vervolgens verkreeg LogicaCMG in een pilot setting de opdracht de noodzakelijke datavoorziening voor deze indicatoren vast te leggen in een datawarehouse oplossing. Nadat de datawarehouse-pilot succesvol was verlopen, werden er periodiek rapportages opgeleverd in de vorm van statische HTMLpagina's welke als maatwerk voor het Havenbedrijf ontwikkeld waren.

De uitdaging
Alhoewel het Havenbedrijf zeer tevreden was over de geleverde rapportages, bleek de gekozen Business Intelligence tool voor het produceren van prestatie indicatoren erg onderhoudsintensief. De beheersbaarheid van met name het grote aantal indicatoren was erg moeizaam en kostte veel inspanning. Derhalve kwam er de aanbeveling van de beheerders voor het selecteren van een standaardoplossing in plaats van de bestaande bouwomgeving. Op die wijze werd er niet alleen beoogd om de kosten voor het beheer te drukken, maar tevens om door het vergroten van de flexibiliteit te komen tot daadwerkelijke performance management in plaats van rapportage. Een aantal leveranciers werd uitgenodigd om een presentatie te verzorgen. Uiteindelijk koos het Havenbedrijf uit deze leveranciers voor Bizzscore. Dit pakket sloot het beste aan bij de bestaande situatie en het programma van eisen.

De implementatie
De Bizzscore software werd geïnstalleerd op een testomgeving ten behoeve van een pilot. Tevens vond er een opleiding plaats voor de ontwikkelaars en de sleutelgebruikers bij de verschillende organisatieonderdelen. Vervolgens werd er gestart met de ontwikkeling van 46 pilot cockpits in een consolidatiestructuur waarmee acceptatie van Bizzscore werd geborgd. Tijdens de pilot werd getest in welke mate de reeds bestaande schermen terug kwamen in Bizzscore en met name hoe er beperktere informatie op het scherm kon komen door achtergrondinformatie meer in gelinkte rapporten te plaatsen.

Na de pilot kon er begonnen worden met de implementatie van de concern-, divisie- en afdelingscockpits. Allereerst werden in een ontwerpdocument de organisatiestructuur en daarmee de informatiearchitectuur vastgelegd. Vervolgens werden ook de definities van de indicatoren in een ontwerpdocument bepaald. In de derde stap werden de gekozen definities, oftewel de prestatieindicatoren plus bijbehorende eigenschappen, gedocumenteerd in Bizzdefiner. Deze definities vormden tezamen met de informatiearchitectuur het uitgangspunt voor de formules die in Bizzdefiner werden gebouwd.

Nadat de indicatoren en de formules die de indicatoren met elkaar verbinden, in Bizzdefiner waren vastgelegd, werd Bizzdata gebruikt om onder in de boomstructuren de prestatieindicatoren direct aan de verschillende databronnen te koppelen. Vervolgens werd door Bizzscore data binnengelezen en doorberekend, waarna de uitkomsten door de eigenaren van de indicatoren werden gevalideerd. Nadat ook de presentatie was gevalideerd, werd het systeem in productie genomen, waarbij van de mogelijkheid binnen Bizzdata tot 'scheduling' gebruik werd gemaakt, dat wil zeggen het vooraf gepland automatisch laten inlezen en doorrekenen van data. Tot slot vond er overdracht plaats aan beheer, inclusief een maandelijks te volgen procedure binnen de OTAP-omgeving.

De business voordelen
Al met al zijn 140 scorecards binnen een consolidatiestructuur gerealiseerd binnen Bizzscore Web-Edition. "Er zijn wel 2500 indicatoren opgenomen in het systeem, maar deze kunnen met behulp van slechts 115 zoekvragen binnen Bizzdata worden gevoed", aldus Gerwin van Loon die namens LogicaCMG het beheer van Bizzscore binnen het Havenbedrijf verzorgd. Daarbij wordt zestig procent direct uit de bronsystemen binnengelezen en veertig procent uit MS Excel bestanden geïmporteerd", vult Jan Willem Sijthoff van LogicaCMG aan. Daarmee zijn niet alleen de beheersinspanningen sterk afgenomen, maar is er ook een hogere mate van flexibiliteit geïntroduceerd. "Met de implemenattie van Bizzscore komt de focus nog meer te liggen op die onderwerpen die van belang zijn", vertelt Jan-Jaap Landman, controller bij het Havenbedrijf.