Het Rode Kruis is de grootste hulpverlenende organisatie ter wereld. In Nederland telt het Rode Kruis 675.000 leden en donateurs, 34.000 vrijwilligers en ongeveer 300 beroepskrachten.
Om te komen tot betere besluitvorming en om verantwoording af te leggen kent het NRK een zogenaamde ‘Atlas’: op basis van een beperkt aantal indicatoren worden afdelingen en districten onderling vergelijkbaar gemaakt. Nodig daarvoor is meer inzicht in de dienstverlening aan hulpvragers en de inzet van vrijwilligers daarbij, hetgeen wordt geregistreerd met een systeem voor hulpverleningsregistratie, op basis van webtechnologie.  Voordelen van Bizzscore zijn efficiëntere dataverwerking, benchmarking en sturing op meerdere (organisatie-)lagen.

De Organisatie
Het Nederlandse Rode Kruis (NRK) is een onafhankelijke vereniging die deel uit maakt van het Internationale Rode Kruis. Het NRK heeft 675.000 leden en donateurs. Ongeveer 34.000 mensen zijn als vrijwilliger actief. De vereniging heeft 355 plaatselijke afdelingen, die samenwerken binnen 73 districten. Vanuit de afdelingen wordt hulp in de eigen plaats aangeboden.

Het landelijk bureau in Den Haag coördineert de taken. Ongeveer 300 beroepskrachten werken voor het NRK. Een aantal taken, zoals hulpverlening in het buitenland en coördinatie van de hulpverlening bij rampen, wordt in Den Haag gedaan. Maar het landelijk bureau heeft vooral een ondersteunende functie voor de districten en de plaatselijke afdelingen.

De Uitdaging
Om tot betere besluitvorming te komen, om een beter inzicht te krijgen van de inzet van vrijwilligers en de afname van hulp binnen de plaatselijke afdelingen (gerangschikt naar district), alsmede om eenvoudiger  verantwoording af te kunnen leggen, ontstond er binnen het NRK de wens om een jaarlijkse “Atlas”, een soort scorecard met prestatie-indicatoren, te automatiseren. Opzet van deze Atlas is een onderverdeling naar indicatoren ten aanzien van geboden hulpverlening, inzet van vrijwilligers, fondsenwerving en financiële resultaten zowel per afdeling, district als nationaal. Dit betekent dat ruim 17500 indicatoren en 440 Atlassen moesten worden geautomatiseerd. Omdat een hulpverleningsregistratie ontbrak, moest deze eveneens ontwikkeld en gekoppeld worden.

De Pilot
In november 2004 werd er een pilot opgestart met betrekking tot het ontwerp, de ontwikkeling, implementatie en koppeling van een webbased Hulpverleningsregistratie. Deze bevat per district, per afdeling, per coördinator(en) per activiteit (het hulpaanbod) het aantal betrokken vrijwilligers, het aantal ingezette uren en het aantal bereikte hulpvragers. Een papieren formulier wordt per activiteit ingevuld en opgestuurd naar het districtskantoor. Daar worden de gegevens in een web-omgeving ingevoerd via een scherm vergelijkbaar met het registratieformulier. Om te anticiperen op computer-literacy bij vrijwilligers, is de oplossing zo ingericht dat data-entry in de toekomst ook door coördinatoren zelf gedaan kan worden. Na een uitgebreide interne promotiecampagne en proefneming in een viertal districten werd besloten op de ingeslagen weg door te gaan.

De Implementatie
Om de implementatie te versnellen, alsmede om op lange termijn de beheersbaarheid en onderhoudbaarheid van de oplossing te optimaliseren, werd er voor gekozen om zoveel als mogelijk de Bizzscore-omgeving te benutten. Dit betekende dat de Atlassen als “scorecards” werden ingevoerd middels Bizzdefiner, zodat er één centraal verzamelpunt ontstond van de definitie van indicatoren, van waaruit gedistribueerd kan worden naar de betreffende Atlassen. De benodigde queries werden vastgelegd middels Bizzdata zodat er één centraal verzamelpunt was per type datakoppeling, van waaruit gedistribueerd wordt naar de betreffende indicatoren.

De Hulpverleningsregistratie werd verder zo ontwikkeld dat indien een nieuw (type) hulpaanbod of een nieuw type hulpvrager wordt toegevoegd, automatisch gelijknamige “indicatoren” in Bizzscore worden aangemaakt.
Op afdelingsniveau worden jaarrekeningen opgesteld en daaruit worden een aantal gegevens overgenomen, zoals het totaalbedrag contributie, collecte, totale baten eigen fondsenwerving en totale kosten naar hulpverlening nationaal en internationaal.

De indicatoren in de AfdelingsAtlassen werden aangevuld met de indicatoren die de vrijwilligersadministratie en een planningsysteem voor Aangepaste vakanties als bron hebben en middels Bizzdata zijn gekoppeld. De AfdelingsAtlassen worden in Bizzscore geconsolideerd naar districtsniveau.
De districtsAtlassen worden aangevuld met de financiële indicatoren en de indicatoren van de afdelingen, welke middels Bizzdata worden gekoppeld. Deze DistrictsAtlassen kunnen vervolgens geconsolideerd worden naar Landelijk niveau. De gekozen oplossingsmogelijkheid maakt het aldus ook mogelijk om eenvoudig volledig gebruik te maken van de mogelijkheden welke Bizzscore biedt, bijvoorbeeld uitgebreide analyses uitvoeren (bijvoorbeeld type activiteit over alle afdelingen heen), benchmarks aanleggen, etc.

De Business voordelen
Door de toegankelijkheid van de ontwikkelde hulpverleningsregistratie en de inzet van Bizzdata voor databasekoppelingen is er een efficiëntere dataverwerking binnen het NRK bereikt en wordt uniformiteit van cijfers gegarandeerd, iets wat voorheen nogal eens een probleem bleek. De mogelijkheden om te “benchmarken” en trends te herkennen  zullen een duidelijke bijdrage gaan leveren aan het effectiever en efficiënter sturen binnen het NRK, met name op districtsniveau.
Ook het afleggen van verantwoording wordt met Bizzscore beter ondersteund.

Leo van Gaal, Informatiemanager van het Rode Kruis: “We hebben EFM gekozen vanwege haar deskundigheid op het gebied van prestatiemeting en haar grote verscheidenheid in ervaring (bij diverse soorten instellingen) bij de implementatie van dit soort systemen. Dat is voor een non-profit organisatie per slot best wel even een zoektocht. En de oplossing is ook nog zodanig dat we eenvoudig nieuwe indicatoren kunnen toevoegen en kunnen schakelen tussen toegang via het districtskantoor en toegang rechtsreeks door de coördinator.
Ronduit: klasse !!!”.