In de zomer van 2006 was EFM Software te gast bij de wereldwijde Microsoftconferentie in Boston. Onderdeel van dit gigantische evenement, met in totaal circa 10.000 deelnemers, is de uitreiking van Awards voor die organisaties die uitzonderlijke prestaties hebben geleverd. EFM Software werd voor haar oplossing Bizzscore onderscheiden met de internationaal prestigieuze Achievement Award 2006. Het juryrapport vermeldde dat een van de aanleidingen voor deze prijs het succesvolle Bizzscore-project binnen het Noorderpoort in Groningen is geweest.

De Organisatie
Het Noorderpoort is een Regionaal Opleidingencentrum, in 1996 ontstaan uit een fusie van 14 onderwijsinstellingen voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie.

Sindsdien is het Noorderpoort uitgebreid met onder meer een instelling voor beroeps- en bedrijfsopleidingen, een scholengemeenschap voor voortgezet onderwijs en de afdelingen Zakelijke Dienstverlening en Techniek van het Centrum Vakopleiding, voormalig onderdeel van de Arbeidsvoorziening.

Het Noorderpoort telt 6 onderwijssectoren, te weten Educatie, MBO Gezondheidszorg en Welzijn, MBO Horeca, Toerisme en Voeding, MBO Techniek, MBO Zakelijke dienstverlening en Voortgezet onderwijs. Op 45 locaties in Assen, Appingedam, Delfzijl, Groningen, Hoogezand, Leek, Musselkanaal, Stadskanaal, Veendam, Winschoten en Winsum dragen ruim 2.000 medewerkers bij aan “eigentijds eigenwijs” onderwijs voor circa 23.000 deelnemers. Het Noorderpoort is hiermee het grootste Regionaal Opleidingencentrum van Noord-Nederland.

De Aanleiding
Medio 2003 startte het Noorderpoort een Business Intelligence project. Business Intelligence is de financiële en operationele monitoring van een organisatie door databronnen op een slimme manier met elkaar te verbinden. Met andere woorden: er voor zorgen dat de strategisch relevante juiste informatie, in de juiste vorm op het juiste tijdstip beschikbaar is.

De Selectie
Eind 2004 werd door het Noorderpoort met de ondersteuning van Sogeti een selectietraject van leveranciers voor BI-omgevingen opgezet. Daarbij werd EFM Software, naast een 3-tal andere leveranciers van dashboard oplossingen voor het onderwijs gevraagd om deel te nemen. EFM Software is het Rotterdamse softwarehuis dat Bizzscore maakt. Bizzscore is de oplossing voor implementatie van Performance Management, Kwaliteitsmanagement, Management dashboards, INK en de Balanced Scorecard. Meer dan 350 organisaties, waaronder Menzis, ABN-AMRO, diverse onderwijsinstellingen, woningcorporaties, zorginstellingen en ministeries in Nederland en België zetten Bizzscore dagelijks in.

Met Bizzscore rationaliseren organisaties hun prestatiemeting en komen tot gericht verbetermanagement. De software verbindt de strategie aan verschillende gegevens. Binnen ROC’s zijn dit gegevens over zowel deelnemers als medewerkers en financiën. Hiervoor is geen nieuwe administratieve software noodzakelijk: Bizzscore put automatisch uit de reeds aanwezige systemen. Oorzaak-gevolg relaties, zoals tussen leerlingprestaties, ziekteverzuim en financiële rapportages, worden geanalyseerd en er wordt gewaarschuwd waar zaken uit de pas dreigen te lopen. De software biedt bovendien de mogelijkheid de gegevens tot op detailniveau te analyseren en verbeteracties uit te werken.

De Pilot
Na een zorgvuldig uitgevoerd proces van wikken en wegen kwam EFM Software met Bizzscore als winnaar uit de bus. Het Noorderpoort opteerde in eerste instantie voor een kleinschalige pilot met Bizzscore. Opdracht was om eerst het bestaande Management Informatie Systeem van het Noorderpoort door Bizzscore te vervangen. Indien dit succesvol zou blijken, zou vervolgens in een zogenaamde “roll-out” de volledige strategische cyclus geïmplementeerd worden.

In een periode van drie maanden werden de bronsystemen van het Noorderpoort ontsloten, prestatieindicatoren gedefinieerd en de benodigde rapportages samengesteld. Aan het einde van deze periode in de zomer van 2005 vond een evaluatie plaats en werd het startsein voor de roll-out gegeven.

De Roll-Out
In november 2005 werd de roll-out succesvol afgesloten, met strategisch relevante indicatoren verdeeld over circa 200 scorecards. Van College van Bestuur tot en met de teams in de verschillende onderwijssectoren wordt iedereen nu continu voorzien van een systeem waarin de strategie ‘top-down’ door de organisatie gecascadeerd is en tegelijkertijd alle indicatoren - dus zowel financiële als niet-financiële - ‘bottom-up’ geconsolideerd worden.

De Resultaten
Dankzij de implementatie binnen het Noorderpoort is een ROC-template ontstaan welke andere instellingen zoals ROC A12 en ROC Midden-Brabant, hergebruiken. Zo is nu een snelle implementatie van Business Intelligence en Performance Management binnen iedere ROC voor handen.