Parket Amsterdam

In 1993 draaide het parket Amsterdam niet optimaal en koos men voor een intensief traject van kwaliteitsverbetering en wilde men die kwaliteit ook borgen. Het totale kwaliteitssysteem omvat elementen van ISO, het INK-model, de Balanced Scorecard en van Six Sigma. Om monitoring van resultaatindicatoren op de balanced scorecard zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden besloot men een pilotproject te starten met Bizzscore. Inmiddels hebben ze de Enterprise Edition in gebruik vanwege de mogelijkheden tot het koppelen van databases. “Het monitoren van verbetervoorstellen vraagt om strakke sturing en begeleiding”, zo vertelt Eric van der Baaren van het bedrijfsbureau, “en de topleiding dient er volledig achter te staan”. Hij legt uit hoe Bizzscore hierbij helpt omdat het één systeem voor sturing op verschillende aandachtsgebieden is. “Bovendien is Bizzscore eenvoudig in gebruik en snel te leren”.

De Organisatie
Het OM is een landelijke organisatie met vestigingen in 19 regio’s. Op deze arrondissementsparketten beoordelen officieren van justitie, ondersteund door administratieve en juridische specialisten, de enkele honderdduizenden zaken die jaarlijks binnenkomen.

In Amsterdam bestaat het arrondissementsparket uit tien teams. Het management van het Amsterdamse parket hanteert een stijl van leidinggeven waarbij coaching, stimuleren, respect, openheid en resultaatgerichtheid kernbegrippen zijn. Dit moet er toe leiden dat voor de medewerkers de juiste omstandigheden worden gecreëerd om optimale resultaten te leveren en met verbetervoorstellen te komen. Het bedrijfsbureau ondersteunt de dagelijkse leiding en teamleiding van het parket. Het draagt zorg voor wederzijdse afstemming tussen het parket, de politie en het bestuur inzake beleidswensen en beleidsmogelijkheden.

De Uitdaging
In 1993 draaide het parket niet optimaal, er waren veel klachten en meer dan veertig procent sepots (zaken die om wat voor reden dan ook niet in behandeling konden worden genomen). Het parket koos daarom voor een intensief traject van kwaliteitsverbetering en wilde die kwaliteit ook borgen. Zo kwam het bij ISO uit en in eind 1997 kreeg het parket het bijbehorende certificaat. Na het behalen van het ISO-certificaat ging het parket met het INK-model aan de slag. Sedert 1998 wordt binnen het parket onder de naam PAREL (Parket Amsterdam Renoveert en Leert) gewerkt aan het verder verbeteren van de kwaliteit. Op grond daarvan is in 2000 de INK-onderscheiding aan het parket uitgereikt. Het totale kwaliteitssysteem omvat elementen van ISO, het INK-model, de Balanced Scorecard en van Six Sigma.

Als gevolg van de uitreiking van de INK-onderscheiding in 2000, kwam Bizzscore in het vizier van het Parket. Om monitoring van resultaatindicatoren op de balanced scorecard zo efficiënt en effectief mogelijk te doen laten plaatsvinden besloot men een pilotproject te starten met deze software applicatie.

De Pilot
Het doel van de toepassing van Bizzscore was het bieden van ondersteuning ten behoeve van sturing en het afleggen van verantwoording. Bij de sturing, moest met name gedacht worden aan de  interne Planning & Control cyclus voor het Dagelijks Bestuur en de Teamleiders. De externe Planning & Control cyclus behelst het afleggen van verantwoording aan het College van procureurs-generaal in Den Haag aan de hand van een standaard set van prestatie-indicatoren.

Het Bizzscore pilot-project werd ondergebracht bij het Bedrijfsbureau, gecoördineerd door Eric van der Baaren (Senior Adviseur). Vanuit het Bedrijfsbureau werd zorggedragen voor het vertalen van de organisatorische structuur in scorecards in Bizzscore Standard edition. Deze scorecards werden ingedeeld aan de hand van de set van prestatie indicatoren van het Parket Generaal. Door middel van queries werd vervolgens de centrale database benaderd die automatisch op detailniveau enkele MS Excel files vulden. Bizzscore herkende de gehanteerde namen in deze MS Excel files automatisch en vulde de scorecards aldus op het onderste organisatieniveau.

Tot slot berekende Bizzscore alle consolidatieslagen voor de verschillende organisatieniveaus en onderdelen tot en met het hoogste niveau. Op deze wijze kwam maandelijks in een kort tijdsbestek al de benodigde managementinformatie voor alle organisatieonderdelen op het scherm ter beschikking. Toen de oplossing klaar was om aan de eindgebruikers getoond te worden, vormden in de tweede helft van 2001 de opleiding van de Teamleiders het sluitstuk van de pilot.

De Implementatie
Bij evaluatie van de pilot bleek dat er moeilijkheden waren geweest om de juiste cijfers in de scorecards te krijgen. Dit lag echter niet aan Bizzscore, maar aan de onderliggende databronnen. Omdat men bovendien niet geheel tevreden was over de werking van de destijds gehanteerde database-extractie tool, alsmede omdat men het aantal handelingen wilde verminderen welke gepaard gaan met het werken met MS Excel sheets, werd besloten om van Bizzscore Standard Edition over te stappen op Bizzscore Enterprise. Deze zou door aansluiting middels Cognos gegevens uit de diverse bronnen ontsluiten, bewerken en vervolgens direct (zonder tussenkomst van MS Excel sheets) importeren in de Bizzscore Microsoft SQL Server database. Nadat de benodigde software geinstalleerd was en door Patrick Leloux (ICT) de bestaande koppelingen gekopieërd en vertaald waren naar Bizzscore Enterprise, was voor negen teams en het dagelijks bestuur de data beschikbaar.

De indicatoren op de team-scorecards zijn opgebouwd uit onderliggende detailinformatie welke dus gekoppeld zijn aan databronnen. De indicatoren zijn gegroepeerd in Kritieke Succesfactoren vanuit verschillende perspectieven: het perspectief van Hoofdprocessen, het Financieel perspectief, het perspectief van Leren & Groeien en het Klantenperspectief. De benodigde productiegegevens komen uit Cognos (Rapsodygegevens uit Gids), financiële data is gebaseerd op Jurist en het systeem PeRCC draagt zorg voor personeelsgegevens (samenstelling, verzuim etc.).

De Business voordelen
Het managementteam belegt twee keer per jaar een conferentie waarbij wordt stilgestaan bij de behaalde resultaten, het functioneren van het managementteam en de parketkoers voor de komende periode. In viermaandelijkse controlgesprekken tussen parketleiding en teamleiding worden over de gemonitorde resultaten, indien de situatie daartoe aanleiding geeft, nadere afspraken gemaakt en eventueel vastgelegd in Bizzscore. Dit kunnen persoonsgerichte afspraken zijn, teamondersteuning, audits (ISO, Operational, etc.) of een six sigma project.

“Het monitoren van verbeter-voorstellen vraagt om strakke sturing en begeleiding”, zo vertelt Eric van der Baaren, “en de topleiding dient er volledig achter te staan”. Hij legt uit hoe Bizzscore hierbij helpt omdat het één systeem voor sturing op verschillende aandachtsgebieden is. “Bovendien is Bizzscore eenvoudig in gebruik en snel te leren”.