Op 26 locaties in de regio Gorinchem en Leerdam werkt de Rivas Zorggroep, een keten van gefuseerde zorginstellingen en -diensten. Rivas voerde in 2001 de balanced scorecard (BSC) in zodat resultaten zichtbaar worden gemaakt en in relatie tot de doelstellingen kunnen worden gemonitord. Als rapportage tool voor de balanced scorecards koos Rivas voor de standaard softwareoplossing Bizzscore. Na een pilot in het kader van het transcompartimentaal experiment, werd de BSC geïmplementeerd als vast onderdeel van de planning en control cyclus. Het belang dat Bizzscore heeft gespeeld bij de succesvolle implementatie wordt onderstreept.

De Organisatie
Op 26 locaties in de regio Gorinchem en Leerdam werkt de Rivas Zorggroep, een keten van gefuseerde zorginstellingen (zieken-, verpleeg- en verzorgingshuizen) en zorgdiensten (Thuiszorg, Jeugdgezondheidszorg en Maatschappelijk Werk). Bijna 5200 medewerkers en ca. 1000 vrijwilligers maken het mogelijk dat Rivas 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar staat voor haar cliënten.

Omdat alle zorgvormen onder één dak zitten, kan Rivas maatwerk leveren. Rivas biedt de patiënt verschillende vormen van zorg door en naast elkaar. Rivas heeft één begroting en één beleidsplan en het is niet noodzakelijk per instelling afspraken te maken met de verzekeraar. Daardoor werkt Rivas efficiënter.

De Aanleiding
Minister Borst wees de Rivas Zorggroep in 2000 aan als deelnemer van het transcompartimentaal experiment (TEx). Het doel: oplossingen vinden voor obstakels op het grensgebied tussen ziekenfondsverzekerde zorg en AWBZ-zorg.

De zorg werd in Nederland namelijk gefinancierd uit twee verschillende compartimenten: ziekenfonds en particuliere ziektekostenverzekering enerzijds en de AWBZ anderzijds. Ziekenhuiszorg viel onder het eerste compartiment, thuishulp onder het tweede. Bij wijze van experiment bood de minister Rivas vanaf 1 januari 2001 toestemming om zorg te bieden zonder rekening te houden met de problemen die voortvloeien uit de gecompartimenteerde structuur. Rivas, begeleid door iBMG, consultants vanuit de Erasmus Universiteit, koos voor gebruik van de balanced scorecard (BSC) voor het meten van de resultaten van patiëntentrajecten binnen het TEx.

Ook in een breder verband wilde Rivas de BSC toepassen.  Meten werd steeds belangrijker uit hoofde van in- en externe verantwoording en benchmarktrajecten binnen en buiten de sector, zoals bijvoorbeeld uitgevoerd door Elsevier Weekblad en het Algemeen Dagblad. Er was een landelijke trend om resultaten meetbaar te maken en een interne wens om resultaten in relatie tot de doelstellingen van het jaarplan te monitoren. Binnen het Rivas was men op de hoogte van de toepassing van de BSC in Groot-Brittannië, waar de National Health Service succesvol een blauwdruk had gemaakt van een BSC-model voor de medische sector. Dit, in combinatie met de mogelijkheid van een pilot voor het TEx, deed Rivas besluiten om op basis van de BSC te gaan werken.

De Uitdaging
Rivas startte met een balanced scorecard op papier. Dit betrof een combinatie van jaarplan en BSC in één format. Gevolg was dat indicatoren met name op de uitvoering van activiteiten gericht waren in plaats van op de resultaten van die activiteiten. Het meetdeel was slecht ontwikkeld, waardoor slecht kon worden ingespeeld op de actuele voortgang van de indicatoren.

Om de balanced scorecards beter en frequenter te kunnen rapporteren werd met iBMG een selectietraject opgestart naar ondersteunende standaard software. Uit de mogelijke leveranciers die waren geselecteerd, koos Rivas voor Bizzscore om de patiëntentrajecten binnen het TEx te meten. Naast visuele en functionele voordelen van Bizzscore, was de in Bizzscore geïntegreerde mogelijkheid om ook actiepunten en verbeterplannen uit te zetten belangrijk bij het maken van de keuze. Daarnaast gold dat Bizzscore daadwerkelijke standaardsoftware is en derhalve schaalbaar. Indien succesvol zou Bizzscore immers niet uitsluitend voor het TEx gebruikt gaan worden. Er zou in een dergelijk geval geen kapitaalsvernietiging plaats vinden;  de Bizzscorelicenties aangeschaft voor het TEx konden ook voor verdere toepassing worden benut en men kon daarbij voortbouwen op kennis die was opgedaan tijdens de pilot.

De Implementatie
Bij aanvang van de pilot in het kader van TEx werden Rivas en iBMG door EFM Software getraind in het beheer en gebruik van de software. Vervolgens is zelfstandig de uitvoering van de implementatie ter hand genomen.

Na de succesvolle evaluatie van de pilot, werd er voor gekozen om de BSC in Bizzscore een vast onderdeel van de planning en control cyclus te maken. De indicatoren die daarbij door Bizzscore gemeten werden betroffen niet alleen de productie en financiële positie, maar tevens duidelijke kengetallen met betrekking tot patiënt en personeel, zoals de toegangstijden, het percentage naar tevredenheid opgeloste klachten, het verlooppercentage, de verpleegduur, doorstroomtijden en de tevredenheid van patiënten en personeel.

De scorecards in Bizzscore werden op verschillende niveaus ingevoerd: op Rivas Zorggroepniveau, voor de sectoren, regio’s en diensten. De noodzakelijk data komt uit een groot aantal verschillende bronnen welke met name via het clicksheet-systeem van Bizzscore aan de scorecards gekoppeld zijn. Rapportage vindt plaats op maand-, kwartaal- en jaarbasis, waarbij naast realisatie, zowel grafisch als cijfermatig, de normen, resultaten, trends en year-to-date cijfers opgenomen zijn.

De Business voordelen
Zowel tijdens de pilot in het kader van het TEx, als bij de bredere implementatie heeft het Rivas Bizzcore toegepast om rapportage over de BSC te verbeteren. “Het bleek goed te combineren met verschillende meetsystemen”, aldus Cor van Vlaanderen, Hoofd Bureau Zorgvernieuwing.