In 2002 had het SIOD behoefte aan een besturingsconcept, gebruikmakend van een dashboard. EFM werd gevraagd de bestaande BUR (BegrotingsUitvoeringsRapportage)  geautomatiseerd te verwerken in Bizzscore. In 2003 moesten procesbeschrijvingen gekoppeld worden aan de procesindicatoren. Vandaar dat Bizzscore web edition werd geïnstalleerd en in één webbased omgeving geïntegreerd werd met Mavim. Later in het jaar werd Bizzquality geïnstalleerd om webbased medewerkersenquêtes aan de Bizzscore database te kunnen koppelen. Peter Vijgeboom, Siod: “Bizzscore is een beproefd instrument om verzamelde stuurinformatie gestructureerd te presenteren”.

De Organisatie
De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) is 1 januari 2002 opgericht en maakt onderdeel uit van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

De SIOD bestrijdt grote en complexe fraude met:

• werknemersverzekeringen (premie- en uitkeringsfraude in bijvoorbeeld WW en WAO)
• volksverzekeringen (zoals AOW, kinderbijslag en ANW)
• sociale voorzieningen (waaronder de Wet werk en bijstand)
• arbeidsmarktregelingen

De SIOD richt zich vooral op grootschalige identiteitsfraude, werkgeversfraude, subsidiefraude en zwarte fraude (het ontduiken van iedere vorm van arbeidsregistratie om het betalen van sociale premies en belasting achterwege te kunnen laten).

De SIOD werkt nauw samen met de Arbeidsinspectie, het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV), de Sociale verzekeringsbank (SVB), gemeenten, het Openbaar Ministerie, de FIOD-ECD en de politie.

De Uitdaging
In 2002 werd aangegeven dat SIOD behoefte heeft aan een besturingsconcept, gebruikmakend van een dashboard. Onder een dashboard wordt verstaan stuur- en managementinformatie, zodanig gepresenteerd dat het maken van besturingskeuzes op verschillende gebieden en posities van management eenvoudig en evenwichtig kan plaatsvinden. In het directieplan 2003 werd daarom de structuur van de Balanced Scorecard (BSC) als leidraad gebruikt om indicatoren (die naar voren kwamen uit het binnen SIOD gehanteerde INK-model) evenwichtig te definiëren en te normeren. Het monitoren van deze indicatoren vond plaats in de zogenaamde BUR (BegrotingsUitvoeringsRapportage).

Omdat de BUR handmatig opgesteld moest worden, ontstond er behoefte aan automatisering waarbij de bestaande bronsystemen - het urenregistratiesysteem, ISIS/SMIS (met informatie over onderzochte zaken), personeelsadministratie en het  financiële systeem - doelmatig konden worden aangeboord. Tevens moest de verzamelde stuurinformatie op doeltreffende wijze gepresenteerd worden.

• er ontbrak onderliggende detailinformatie voor specifieke organisatie-onderdelen,
• de items in het dashboard waren te weinig onderbouwd met heldere definities,
• de objectiviteit van de gegevens werd in twijfel getrokken omdat heldere en tijdige normering ontbreekt,
• het onderscheid tussen Kritieke Succesfactoren (KSF-en) en Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) was niet helder genoeg aangebracht.

In de werksessie van de stuurgroep SIOD-Dashboards zijn derhalve in Bizzdefiner de visie, missie, strategische doelstellingen en KSF-en (conform directieplan) van SIOD opnieuw ingevoerd en waar nodig uitgebreid met additionele KSF-en.

De Implementatie
Om de bevindingen verder uit te werken in dashboards voor SIOD en haar onderscheiden organisatie-onderdelen, werd tot een aantal vervolgstappen besloten. Aan de hand van het directieplan werden aan de daarin genoemde KSF-en de respectievelijke KPI’s gekoppeld. Vervolgens zijn de KSF-en toebedeeld aan de individuele organisatieonderdelen van SIOD.

De leden van de stuurgroep hebben er vervolgens zorg voor gedragen dat de dashboardinrichting van ieders respectievelijke organisatieonderdeel op basis van de bestaande management-informatie vervolmaakt werd. EFM Software verwerkt deze MS Excel-bestanden in Bizzdefiner en Bizzscore.
Vervolgens vond er tijdens bijeenkomsten in de tweede helft van 2003 een informatie-analyse plaats met de betrokkenen bij de bronsystemen. Aan de hand van deze bijeenkomsten koppelde EFM Software (waar mogelijk) data aan KPI’s. De complete dasboards werden vervolgens aan het MT gepresenteerd.

In de tweede helft van 2003 vond er tevens invoering plaats van een systeem voor procesmanagement in MAVIM-software. Hieruit volgde procesbeschrijvingen welke gekoppeld moesten worden aan de procesindicatoren in Bizzscore. Vandaar dat Bizzscore web edition werd geïnstalleerd en in één webbased omgeving geïntegreerd werd met Mavims procesbeschrijvingen. Het resultaat werd Sissy genoemd, wat staat voor Siod Integraal proces en Score SYsteem. Tijdens de nieuwjaarstoespraak in januari 2004 werd het systeem door SIOD directeur Nico Laagland gelanceerd. Later in het jaar werd tevens de Bizzquality software geïnstalleerd om webbased medewerkersenquêtes aan de Bisscore database te kunnen koppelen.

De Business voordelen
Peter Vijgeboom: “Bizzscore is een beproefd instrument om verzamelde stuurinformatie gestructureerd te presenteren. Het is erop gericht om te begeleiden bij het stap voor stap verzamelen van stuurinformatie en het methodisch presenteren ervan in Scorecards”. Als belangrijke ervaring van SIOD geeft hij mee dat het management van de processen en prestaties zo transparant mogelijk moeten zijn. “En slimme interactieve tools als Bizzscore zijn daarbij voor het gebruik van groot belang”.