Vopak

Vopak is een belangrijk wereldspeler op het gebied van tankopslag en distributie. De steeds meer concurrerend geworden markt van Vopak vraagt om vergaande inzichten in de resultaten. Mede hierom startte de divisie chemie EMEA met de formulering van prestatie-indicatoren. Na een “live”-test van softwaretoepas-singen is Bizzscore gekozen als tool. De pilot werd succesvol afgerond in mei 2004 en was aanleiding tot verdere uitrol. Het systeem is nu geïmplementeerd voor divisiemanagement en staf en lokale MT’s. Forecasting, benchmarking en verbeterd inzicht in het business model worden genoemd als belangrijke voordelen. Eindgebruikers ervaren Bizzscore als zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk.

De Organisatie
Koninklijke Vopak N.V. is een wereldwijd opererende tankterminal operator met een opslagcapaciteit van 20 miljoen m3  voor vloeibare en gasvormige chemische producten en olieproducten. In samenhang daarmee levert Vopak logistieke diensten.

Vopak exploiteert meer dan 70 terminals in 29 landen. De divisie Chemie EMEA omvat 21 terminals, waarvan 18 in Europese landen, twee in het Midden-Oosten en één in Zuid-Afrika, met een gezamenlijke capaciteit van 3,8 miljoen m3. De belangrijkste terminal voor de opslag en verwerking van plantaardige oliën en oleochemicaliën ligt in Rotterdam en heeft een capaciteit van 425.000 m3. In Vlissingen exploiteert Vopak de grootste terminal voor LPG en chemische gassen in Noordwest-Europa, met een capaciteit van 130.000 m3.

De Uitdaging
Gedurende de afgelopen decennia is de markt voor tankopslag steeds concurrerender geworden. Dit noodzaakt tot een steeds verdergaand inzicht in de resultaten. Derhalve werd een Activity Based Costing (ABC) traject opgestart, waarbij één van de uitgangspunten was te verklaren waardoor klanten of producten winstgevend zijn. Hiervoor is inzicht in de Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) nodig.

Ook vanuit een ander perspectief bestond er behoefte aan informatie omtrent KPI’s; in 2003 stonden de resultaten onder druk. Het werd duidelijk dat het benoemen, verklaren en daarmee voorspellen van de factoren die de resultaten beïnvloeden van het grootste belang was geworden. Monitoring van KPI’s moest dit ondersteunen om verrassingen te voorkomen 

De Pilot
Vanuit het management van de divisie chemie EMEA werd eind 2003 besloten een KPI-project te starten. Aan de hand van zelf uitgevoerde interviews en workshops met managers werd een set van KPI’s ontwikkeld. De eerste twee maanden van 2004 vond er een selectietraject plaats met betrekking tot de software. Twee pakketten, waaronder Bizzscore van EFM Software, werden uiteindelijk “live” beoordeeld door deze in een proefopstelling te laten schaduwdraaien op de bestaande rapportages. Bizzscore kwam als beste uit de bus. Eind februari 2004 werd besloten tot aanschaf.

Uitgangspunt van de pilot was om op managementniveau ervaring op te doen met een ondersteunende tool als Bizzscore en tevens om te bezien of de gekozen set van KPI’s aan de doelstellingen van het project kon voldoen. Nadat er op het Botlek-terrein van Vopak een training voor beheerders had plaatsgevonden ging men aan de slag. Op basis van de eerste KPI-set werd de historie over 2003 binnengelezen. Het eerste trimester van 2004 werd er vervolgens “live” gemonitord. De database werd daarbij opgebouwd op basis van maandelijkse uitkomsten. Als voorwaarde gold dat wat beschikbaar was aan noodzakelijke data ook ingelezen zou worden. Ofschoon de nadruk daardoor meer op financiële, operationele en groeiaspecten kwam te liggen en minder op klantgegevens, werd daarmee het argument ontzenuwd dat noodzakelijk cijfermateriaal niet aan te leveren was. Er werd voor een pragmatische aanpak gekozen.

De officiële presentatie van de resultaten vond plaats in mei 2004. Daarbij werd besloten tot verdere implementatie van Bizzscore.

De Implementatie
Het KPI-systeem is geïmplementeerd voor divisiemanagement en -staf, in de Benelux en in het buitenland per MT. Binnen deze gebruikersgroep is de software voor iedereen toegankelijk. Het systeem omvat 18 basisscorecards en 8 geconsolideerde scorecards. Per scorecard worden 44 KPI’s gemeten, onderverdeeld in 12 financiële KPI’s, 5 indicatoren met betrekking tot de klant, 20  kengetallen over de processen en 7 prestatiecijfers met betrekking tot groei.

Op de hoofdlocatie worden maandelijks centraal in één keer twee grote files ingelezen welke alle informatie voor alle locaties bevatten. Eén betreft gegevens die als dump vanuit Hyperion worden gedownload, de ander is een MS Excel bestand met operationele gegevens. Hierbij wordt de Bizzscore functionaliteit van “Naamsherkenning” gebruikt, waarmee Bizzscore in staat is automatisch de officiële Hyperioncodes te herkennen. Dit maandelijkse proces ten behoeve van het inlezen vergt 10 à 15 minuten. Het uitvoeren van de checks op het cijfermateriaal neemt maandelijks nogmaals 15 minuten in beslag.

Op basis van de maandelijkse uitkomsten vinden er presentaties in de MT’s plaats waarbij opvallende zaken specifiek belicht worden. In overleg met het hoofdkantoor worden de KPI’s verder uitgewerkt voor toepassing op de locaties bij de lokale MT’s.

De Business voordelen
Een belangrijk voordeel wat is bereikt, blijkt de mogelijkheid tot benchmarking, met name tussen de terminals, omdat 15 van de 18 basisscorecards vergelijkbaar zijn. Aldus is er inzicht ontstaan in de factoren die bepalen waarom het ene onderdeel meer winstgevend is dan het andere. Voorts is het inzicht in het businessmodel van Vopak Chemie bij de managers vergroot.

De belangrijkste toegevoegde waarde in toepassing van Bizzscore is echter gelegen in de forecasting: inzichten in ontwikkelingen door de tijd heen (trendanalyses, etc.) hetgeen voedingsbodem bleek voor vruchtbare discussies. Zo werden in Finland belangrijke seizoenspatronen ontdekt welke voorheen onopgemerkt waren gebleven doordat grafische weergave van cijfers inzichtelijker werkt dan analyse op louter cijfermateriaal.

“Het voorspellende element is aanzienlijk toegenomen”, aldus Frank van Vliet, controller bij Vopak en hij doelt ook op het groter begrip van de business rules, het inzicht in de onderlinge verhouding van KPI’s. “Bizzscore biedt de mogelijkheid om de KPI’s nu meer als stuurinstrument te gaan gebruiken. De software wordt daarbij door de eindgebruikers als zeer toegankelijk en intuïtief ervaren. De drill-down functionaliteit van Bizzscore vindt men zeer inzichtelijk”.