|
Wageningen Universiteit en Researchcentrum is een internationaal toonaangevende kennisinstelling voor voeding en gezondheid, duurzame agrosystemen, een leefbare groene ruimte en maatschappelijke veranderingsprocessen. Uit de SWOT-analyse van het Strategisch Plan 2003-2006 kwam naar voren dat er nog verbeterpunten open lagen ten aanzien van de managementrapportage. Daarom werd er gekozen voor inbedding van de Balanced Scorecard in de Planning & Control cyclus met behulp van Bizzscore. Deze software bleek een prettig hulpmiddel bij managementgesprekken en een duidelijke kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening.
De Organisatie
Wageningen Universiteit en Researchcentrum, kortweg Wageningen UR, is een internationaal toonaangevende kennisinstelling voor voeding en gezondheid, duurzame agrosystemen, een leefbare groene ruimte en maatschappelijke veranderingsprocessen.
De kennisinstelling omvat Wageningen Universiteit, (praktijk)onderzoeksinstituten en een training- en adviescentrum. Op 1 januari 2004 is de hbo-instelling Van Hall Larenstein toegetreden. Daarmee telt Wageningen UR zo’n 7.400 medewerkers en ruim 8.500 studenten.
De (praktijk)onderzoeksinstituten verrichten strategisch, toepassings- en praktijkonderzoek voor het bedrijfsleven, overheden en maatschappelijke belangengroepen. De universiteit leidt breed inzetbare mensen op en is sterk in fundamenteel en strategisch onderzoek.
De onderzoeksinstituten en de universiteit werken intensief samen in vijf kennisvelden: Agrotechnology & Food, Animal, Environmental, Plant and Social Sciences. Belangrijke onderzoeksthema’s zijn voedselveiligheid en de groene leefomgeving.
De Aanleiding
Uit de SWOT-analyse van het Strategisch Plan 2003-2006 van Wageningen UR kwam onder meer naar voren dat er nog verbeterpunten open lagen ten aanzien van de kwaliteit en tijdigheid van de managementrapportage. Omdat tegelijkertijd als ambitie werd uitgeproken dat Wageningen UR een organisatie moest zijn die gericht is op resultaat en de markt, werd het project “Interne Professionalisering” opgestart. Doelstellingen van het project waren het tot stand brengen van inhoudelijke vernieuwing, het versterken van prestatiemanagement, het creëren van een gemeenschappelijke visie en een managementwijze waarin de strategie de richting aangeeft.
Daarom werd er gekozen voor inbedding van het strategisch management instrument de Balanced Scorecard in de Planning & Control cyclus. In oktober en november 2003 werden daartoe indicatoren uitgewerkt, welke in december 2003 werden opgenomen in het budget voor 2004.
De Uitdaging
Om de balanced scorecards te rapporteren werd een selectietraject opgestart naar ondersteunende standaard software. Achterliggende redenen hiervoor waren dat standaard software communicatie van de visie vergemakkelijkt, de transparantie en het delen van informatie verhoogt, snel en concreet de gewenste terugkoppeling biedt, maar ook een veel lagere investering vergt dan maatwerk of zelfbouw.
Uit de potentiële leveranciers die werden uitgenodigd, koos Wageningen UR voor Bizzscore. Met name de look and feel waren hierbij van belang, maar ook de relatief lage instapkosten speelden bij de beslissing een rol. Voorts werd Bizzscore beoordeeld als een instrument dat nauw aansluit bij de organisatie en besturingsfilosofie vanwege de geïntegreerde definitie-tool Bizzdefiner. Tot slot spraken ook de bekendheid met het onderwijs en de gerichtheid op casuïstiek in plaats van technologie erg in het voordeel van Bizzscore.
De Implementatie
In januari 2004 werd de Bizzscore software door EFM geïnstalleerd binnen de Citrix-omgeving op basis van een Oracle database. Er werd een pilot gestart binnen de Animal Sciences Group, één van de vijf kenniseenheden van Wageningen UR. Voor dit onderdeel werden de scorecards in Bizzscore ingericht en zowel technisch als functioneel getest. Vervolgens werd er proefgedraaid met de realisatiecijfers van de scorecards gedurende het eerste kwartaal van 2004. Aan de hand hiervan werden demonstraties verzorgd, informatie en documentatie opgesteld en een videoclip ter introductie van Bizzscore samengesteld.
Nadat de pilot succesvol was afgerond, werd Bizzscore in april 2004 operationeel op Wageningen UR-niveau. Realisatiecijfers over het eerste kwartaal van 2004 werden opgenomen en de Balanced Scorecard werd onderdeel van de voorjaars-managementgesprekken. Begin 2005 is binnen de Bizzscore-omgeving van Wageningen UR een Early Warning System geïntegreerd.
De Business voordelen
“Bizzscore bleek een prettig hulpmiddel bij managementgesprekken en een duidelijke kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening” volgens René Berns van de Stafafdeling Financiën van Wageningen UR. Dit is volgens Berns onder meer gelegen in de uniformering en transparantie van de indicatoren welke dankzij Bizzscore bereikt is. “De communicatie wordt aanzienlijk vergemakkelijkt door Bizzscore; het is een nuttig instrument dat aansluit bij onze organisatie en besturingsfilosofie”.
|
