Samen levereen SWS en Hhvl in WOONBEDRIJF een substantiele bijdrage aan een optimaal functionerende woningmarkt in zuidoost Brabant. Door de vergaande samenwerking ontstond tevens de behoefte aan een nieuw systeem voor managementinformatie.

In Bizzscore trof Woonbedrijf een snel te implementeren systeem dat goed aansloot op het datawarehouse. Tevens moest men rekening houden met verschuivingen in indicatoren als gevolg van de vervlechting.
In minder dan 5 maanden is Bizzscore succesvol geïmplementeerd.
Het resultaat: “Transparante managementinformatie zodat men meer kan focussen op de analyse in plaats van het vergaren van de gegevens”, zo stelt WOONBEDRIJF.

De Organisatie
SWS en Woonstichting Hhvl stellen zich ten doel een substantiële bijdrage te leveren aan een optimaal functionerende woningmarkt in Zuidoost-Brabant. De gezamenlijke utvoering hiervan vindt plaats in “WOONBEDRIJF”. Medewerkers en alle noodzakelijke middelen zijn reeds in deze nieuwe stichting ondergebracht en op termijn willen beide stappen zetten naar volledige integratie.

Kwaliteitsverbetering en innovatie
Direct na de overgangssituatie onderneemt WOONBEDRIJF een breed pakket aan activiteiten om snel het kwaliteitslabel KWH te behalen.

Innovatie heeft permanente aandacht om flexibele en hoogwaardige woondiensten en woonproducten aan te kunnen bieden. Dit krijgt op korte termijn gestalte in de vorm van nieuwe producten, waaronder interactiviteit via ICT bij nieuwbouw, de aansluiting van woningen op glasvezelnetwerken, tal van nieuwbouw- en renovatieprojecten en de deelname in samenwerkingsprojecten met derden.

De Aanleiding
Mede door de vergaande samenwerking ontstond de behoefte aan managementinformatie die op korte termijn beschikbaar zou zijn.  Omdat de reeds aanwezige systemen bij WOONBEDRIJF niet in deze behoefte konden voorzien, ging WOONBEDRIJF begin 2005 op zoek naar alternatieve software. WOONBEDRIJF was vooral gebaat bij centraal beschikbare stuurinformatie en snel te realiseren rapportages voor de Raad van Bestuur en toezichthouders. In februari van 2005 koos WOONBEDRIJF voor Bizzscore. In Bizzscore vond WOONBEDRIJF volgens de heer John Raven, Controller, een instrument waarmee het mogelijk was om snel managementrapportages te kunnen realiseren, dat uitstekend functioneert in een datawarehouse en aansloot op de wensen van WOONBEDRIJF. “Een flexibel, krachtig softwarepakket met een korte implementatietijd”, aldus John Raven.

De Implementatie
Voorafgaand de start van de implementatie wist WOONBEDRIJF dat, vanwege de vervlechting van SWS en Hhvl, de managementinformatie sterk aan verandering onderhevig zou zijn. Daarom werd besloten om de reeds aanwezige managementinformatie als basis te nemen voor het nieuwe platform. Aan de hand van een korte inventarisatie en een eerdere studie naar prestatie-indicatoren binnen beide toegelaten instellingen, zijn door middel van interviews de definities van prestatie-indicatoren uniform en consistent gemaakt. Door de indicatoren generiek in Bizzdefiner aan te maken, kreeg WOONBEDRIJF een eenduidig beeld van de prestaties van zowel SWS als Hhvl. De mogelijkheid onstond om de prestaties van beide corporaties in één dashboard te overzien en te rapporteren.

Door het in kaart brengen van alle prestatie-indicatoren met Bizzdefiner kreeg WOONBEDRIJF zicht op de aan te leveren brongegevens vanuit het data warehouse. Om de data-aanlevering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen koos de organisatie belast met de implementatie van Bizzscore bij WOONBEDRIJF, om zoveel mogelijk handelingen door Bizzscore te laten uitvoeren. “Doordat Bizzscore zelf resultaten van indicatoren consolideert, wordt het aantal koppelingen met het data warehouse tot een minimum beperkt en dus erg beheersbaar”.

Met het datawarehouse ontsluit WOONBEDRIJF bronsystemen waaronder NCCW, het Woonruimteverdeelsysteem van Qvision en de projectadministratie. Periodiek haalt Bizzscore automatisch, door middel van het instrument Bizzdata, brongegevens uit het datawarehouse op.

Het eindresultaat van de implementatie zijn 22 geautomatiseerde dashboards: één topdashboard, twee scorecards voor de toegelaten instellingen en scorecards per bedrijfsonderdeel. Vanuit het topdashboard kan WOONBEDRIJF analyses en drilldowns uitvoeren die tot op het laagste niveau informatie geven. Onder meer via een matrixrapportage heeft WOONBEDRIJF zicht op de ontwikkeling van SWS en Hhvl.

WOONBEDRIJF realiseerde zich dat om prestatiemanagement als managementmethodiek te laten slagen het van essentieel belang is om duidelijke procedurele afspraken te maken. Concreet vertaalde zich dit naar afspraken over te ondernemen stappen indien een indicator “in het rood springt”. Eén van deze afspraken was gebruik te maken van de toelichtingen en actiepunten die je als eindgebruiker in Bizzscore kwijt kunt.

Individuele bestuurders binnen WOONBEDRIJF gebruiken doorlopend de webversie van Bizzscore om de voortgang van de primaire processen te bewaken.  Om de Raad  van Bestuur van informatie te voorzien gebruikt WOONBEDRIJF papieren rapportages die met de spreekwoordelijke ‘druk op de knop’  vanuit Bizzscore gegenereerd worden, alsmede detailrapportages van indicatoren met een kritieke score. Voor haar toezichthouders stelt WOONBEDRIJF een samenvatting ter beschikking.

De Business voordelen
Terugkijkend op een intensieve en succesvolle implementatie is de heer John Raven tevreden met  het resultaat. “Het belangrijkste voordeel dat wij met Bizzscore hebben kunnen realiseren is de aanwezigheid van transparante managementinformatie. Gelukkig zijn wij niet meer bezig met het opstellen van rapportages maar met het analyseren ervan”, zo stelt de heer Raven. “Niet alleen de efficiënte manier van gegevensontsluiting vanuit het datawarehouse heeft hiertoe bijgedragen, maar ook de eenvoudige bediening van Bizzscore voor eindgebruikers en de beschikbare managementrapportages in Bizzscore.”
Tot besluit vermeldt de heer John Raven: “Want gezonde competitie leidt uiteindelijk tot verbetering!”