|
Project Dashboards: Uw projecten op scherp met Bizzscore! |
|
dinsdag 21 oktober 2008 16:09 |
 Het managen van projecten is bovenal mensenwerk. Om de projectstatus goed te monitoren zou je idealiter willen beschikken over een stoplichtensysteem. Dit bevat zowel harde, tijd en kosten, als zachte gegevens. In samenwerking met diverse klanten maar ook voor het management van haar eigen projecten heeft EFM Software in Bizzscore een project status dashboard ontwikkelt. Dit dashboard geeft u in een oogopslag een helder beeld van de status van uw projecten. Met zogenaamde ‘project templates’ kunt u voor een nieuw project een status dashboard creëren door simpelweg een nieuwe projectnaam te koppelen aan een sjabloon.
Binnen Bizzscore kunt u projecten vervolgens volgen als:
- projectplan
- dashboard, waarop de voortgang gemonitord wordt met meters. De meters kunnen van commentaar en nieuwe activiteiten voorzien worden
- rapportage waarvan hieronder een voorbeeld wordt gegeven. Binnen deze rapportage zien we de naam van het project, de verantwoordelijken, de scores en alle tekstuele achtergrondinformatie op 1 A4-tje. 
Scores
Binnen de dashboards worden projectscores gevuld met ‘harde’ KPI-meters die aan het project verbonden zijn. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van meer subjectieve indrukken over de projectvoortgang. Om dergelijke “zachte” gegevens op een efficiënte manier te verzamelen, automatisch weg te schrijven en te verwerken in de dashboards, worden web based invulformulieren gegenereerd voor handmatige invoer van zowel scores als de daarbij behorende toelichtingen. Aan de hand van een database met namen en gegevens van mogelijke invullers worden periodiek automatische e-mails verzonden met een link naar het invulformulier voor die periode op het web of het intranet met de bijbehorende inloggevens. Het formulier hoeft niet in één keer ingevuld te worden, maar kan tussentijds worden opgeslagen. Een herinnering wordt automatisch uitgestuurd aan deelnemers die na een bepaalde periode nog niet hebben gereageerd. U kunt op elk gewenst tijdstip het aantal reacties en resultaten inzien. Bizzscore toont de ingevulde beoordelingen op duidelijke, overzichtelijke wijze als gemiddelde scores, in grafieken, tabellen en als trend in vergelijking met eerdere periodes. In Bizzscore kunnen de resultaten ook gekoppeld worden aan gewenste scores (normen) en op verschillende niveaus worden geconsolideerd. Activiteiten
De projectendashboards zijn ‘actionable’. Er worden namelijk activiteiten aan de projecten gekoppeld. De status van deze activiteiten volgt u vanuit de dashboards en bijbehorende rapportages. Tevens is integratie van deze activiteiten met MS Outlook agenda en e-mail een standaard aangeboden functionaliteit. Zo zal een nieuw aangemaakte actie automatisch een mail naar alle betrokkenen sturen met de mogelijkheid de geplande actie te accepteren als agenda-item. Kortom, met de project status dashboards in Bizzscore wordt de communicatie en documentatie over de projecten geoptimaliseerd, de monitoring gestructureerd en het projectproces gerationaliseerd.
|
